Oleh
Jajang Suryana
Arsip, selama ini dibayangkan sebagai sekumpulan data
berupa tumpukan kertas. Kertas-kertas berisi catatan itu, biasanya, disimpan
bertumpuk, dalam gudang yang selalu tertutup, penuh debu dan sarang laba-laba.
Ya, arsip sejenis itu, masih banyak kita temukan di lingkungan institusi kita
di Indonesia.
Ketika para pengawas dari 'pusat' mendadak datang memeriksa
suatu instansi, yang mereka cari adalah arsip-arsip berbagai data fisik, sesuai
dengan keperluan pemeriksaannya. Data fisik menjadi data yang dianggap 'benar,
valid, shahih, terpercaya, dan bukti nyata'. Oleh karena itu, arsip selalu cenderung
dalam bentuk data fisik.
Jika sumber data yang harus diarsipkan beribu jumlahnya,
dan setiap hari yang kemudian menjadi minggu, bulan, dan tahun, arsip terus
bertambah, maka arsip fisik itu memerlukan ruang penyimpanan yang sangat luas.
Selain memerlukan ruangan yang lega, arsip memerlukan cara penempatan yang memudahkan
pencariannya (istilah sekarang pengaksesannya). Diperlukan sistem penyimpanan
yang khusus. Lalu, gudang sebesar apa dan sistem seperti apa yang bisa mewadahi
ribuan bahkan jutaan arsip fisik tersebut? Hingga kapan arsip itu harus
disimpan dalam gudang sebagai arsip berharga?
Miris sekali apa yang sempat tertangkap kamera milik
mahasiswa. Kejadiannya berlangsung pada saat hari libur. Petugas sebuah
perpustakaan fakultas pada sebuah kampus, “membersihkan” isi gudang arsip
skripsi milik perpustakaan fakultas. Setiap periode pelulusan mahasiswa, jika
pada sebuah fakultas ada 6 jurusan atau prodi, dan pada setiap jurusan ada
sekitar 10 orang saja yang lulus, mereka menghasilkan 60 eksemplar skripsi yang
diarsipkan di perpustakaan fakultas. Meningkat lebih tinggi, di perpustakaan
universitas, tumpukan arsip tersebut bisa dikalikan jumlah fakultas yang
diayominya. Betapa kekayaan arsip setiap universitas. Belum lagi ada sejumlah
arsip penelitian dosen yang terkumpul data laporannya di lemlit dan LPM. Setiap
semester telah terkumpul sekian ribu laporan hasil penelitian. Apakah semua
arsip tesebut sempat didesiminasikan? Sebagian, ya! Sisanya? Sebuah upaya
pencarian dan hasil temuan ilmiah yang belum pernah bisa ditemukan jalan keluar
pemanfaatannya. Itulah, yang terjadi pada suatu hari Minggu, di sebuah
perpustakaan fakultas, ada “hujan” skripsi dari lantai tiga gedung fakultas,
jatuh di atas tempat sampah pinggir gedung lantai dasar. Pertanyaan postingan
yang menyertai video hujan skripsi tersebut sangat mengenaskan: “Skripsiku akan
bernasib seperti itu juga?”
Skripsi di UIN Alauddin Makassar (dari Liputan 6)
Di samping arsip fisik seperti skrpisi dalam paparan tadi,
mahasiswa biasanya diwajibkan menyerahkan satu keping cakram berisi kopian
arsip skripsi mereka untuk jurusan, fakultas, dan universitas. Tumpukan benda
arsip inipun hampir sama kondisinya, menyesaki ruang simpan arsip masing-masing
lembaga. Diperlukan kebijakan pengarsipan yang lebih sehat agar semua hasil
olah ilmiah tadi bisa bermanfaat bagi (minimal) sivitas akademika lembaga
tertentu. Digitalisasi dianggap jalan keluar masa kini permasalahan tersebut.
Permasalahan yang sama tentang pengeliminasian data fisik
berupa skripsi dan tesis yang sempat menjadi bahan respon netizen, terjadi di
UIN Alaudin Makassar. Satu catatan yang sempat ditampilkan dalam berita digital
Liputan 6 (http://citizen6. liputan6.com/read/2449307/beredar-foto-ribuan-skripsi-dibuang-pihak-kampus-netizen-geram)
ditanggapi oleh pihak kampus seperti dikutipkan berikut ini:
"Kebijakan
ini bukan utk membuang skripsi, melainkan menyiangi (selving). Setiap tahun
pasca 2010, kita menerima lebih dari 7000an karya ilmiah (belum termasuk
makalah dan hasil penelitian. Koleksi tsb ditempatkan di lantai 4. Jika 4 tahun
ke depan tdk kita siangi dari sekarang, maka karya ilmiah yg sekarang masih di
rak, plus 34.000an yang akan masuk. Maka ada resiko over load koleksi.
Kebijakan menyiangi tdk berarti memusnahkan hasil kerja ilmiah seluruh penulis
(khususnya adik mahasiswa). Kami hanya menyiangi fisiknya setelah mengkonversi
ke file pdf dan insyaAllah akan bisa diakses via website perpustakaan. Jadi
tenanglah dinda, karya kalian tentu tdk akan dibuang, hanya dialih mediakan. Skripsi
adinda semua sebetulnya juga ada di fakultas dan jurusan, namun biasanya tak
dikelola dgn baik. Penyiangan di UPT Perpustakaan insyaAllah juga menjadi awal
pemberdayaan perpustakaan fakultas secara lebih optimal, khususnya uyk layanan
karya ilmiah."
Netizen
lalu menanggapi dengan pertanyaan, jika skripsi digital adalah solusi agar
pengelolaan arsip lebih mudah, mengapa selama ini pihak kampus masih menerapkan
kebijakan penggarapan skripsi dengan menggunakan kertas. Jika pada akhirnya
dibuang, bukankah itu mubazir?
Kutipan lain dari detik.com
(http://news.detik.com/berita/3156561/uin-makassar-buang-ribuan-skripsi-komisi-viii-dpr-aneh-dan-janggal)
dilengkapi dengan berita tentang tanggapan anggota dewan yang merespon kejadian
tersebut.
Jakarta - UIN Alauddin Makassar membuang dan memusnahkan
ribuan karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi yang tersimpan di
perpustakaan. Ketua Komisi VIII DPR Saleh Partaonan Daulay merasa aksi
pembuangan dan pemusnahan itu janggal dan aneh.
"Tidak semestinya pihak perpustakaan UIN Alauddin memusnahkan karya-karya
akademik seperti itu. Ada beberapa hal yang membuat tindakan itu dinilai aneh
dan janggal," kata Saleh kepada wartawan, Kamis (3/3/2016).
Jika diperiksa secara teliti, semua kampus memiliki persoalan
yang hampir sama. Mungkin juga lembaga lain yang terkait dengan jenis-jenis
arsip ilmiah dan non-ilmiah lainnya. Jalan keluar perlu dirumuskan secara
nasional, karena hal ini adalah masalah nasional, masalah yang akan dihadapi
oleh semua lembaga terkait.
Pengakuan berupa jalan keluar yang dianggap etis, tampak
dalam berita berikut (http://news.detik.com/berita/3156994/feb-ugm-juga-musnahkan-skripsi-sejak-2010-ubah-dalam-bentuk-digital)
Sleman - Fakultas
Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada (FEB UGM) telah melakukan
digitalisasi karya ilmiah mahasiswa sejak 6 tahun terakhir. Setelahnya
penghancuran dilakukan, tapi dengan proses yang hati-hati.
"Di FEB UGM sudah dimusnahkan, mulai tahun 2010. Tahun ini sudah tahap terakhir, Insya Allah selesai," ujar Koordinator Perpustakaan FEB UGM Atun kepada detikcom, Kamis (3/3/2016).
"Di FEB UGM sudah dimusnahkan, mulai tahun 2010. Tahun ini sudah tahap terakhir, Insya Allah selesai," ujar Koordinator Perpustakaan FEB UGM Atun kepada detikcom, Kamis (3/3/2016).
Proses digitalisasi dan pemusnahan dilakukan pada karya tulis di bawah tahun
2008. Sebab, sejak tahun 2008, mahasiswa hanya mengumpulkan skripsi, tesis, dan
disertasi dalam bentuk softfile.
Sanggahan yang menunjukkan sikap hati-hati dan bijak dalam
menyikapi masalah skripsi ini tampak dalam berita berikut yang dilansir oleh
detik.com (http://news.detik.com/berita/3157026/meski-skripsi-sudah-didigitalisasi-uny-tetap-jaga-dokumen-asli)
Yogyakarta - Rektor
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) Prof Dr Rochmat Wahab M Pd, MA angkat
bicara soal foto pemusnahan skripsi dan tesis yang ramai dibicarakan di media
sosial. Menurutnya, dokumen asli karya ilmiah seharusnya tetap dijaga.
"Kalau kami, akan tetap disimpan. Itu dokumen asli penting harus
dijaga," ujar Rochmat kepada detikcom, Kamis (3/3/2016).
Menurutnya,
karya ilmiah merupakan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan yang harus
dirawat. Dia menegaskan hingga saat ini tak ada kebijakan pemusnahan karya
ilmiah dalam bentuk apapun di UNY.
"Kadang ada yang lulusan tahun 80-an minta transkrip, kan harus ada
dokumennya," kata Rochmat. Sehingga meski sudah dilakukan digitalisasi,
dokumen asli tetap disimpan.
detikNews / Berita / Detail Berita (Kamis 03 Mar 2016, 12:20 WIB)
ENDO SUHANDA
Arsip masa kini, yang memungkinkan disimpan dalam bentuk
digital, ternyata belum bisa diterima penuh oleh para petugas pemeriksa arsip.
Mereka selalu butuh arsip fisik. Lalu, ketika arsip fisik, seperti telah
disebutkan, telah membangun ruang bingung, bagaimana posisi arsip digital? Kini
muncul dua jenis beban pengarsipan: arsip fisik dan (keharusan, sejalan
perkembangan teknologi) pengarsipan secara digital. Jika semua arsip harus
disimpan dalam bentuk fisik, bagaimana mengamankan data fisik berupa
benda-benda nyata, yang memakan ruang dan memerlukan pemeliharaan khusus? Gedung
museum, gallery, dan tempat ‘pengarsipan’ sejenisnya, adalah juga sebagai
tempat yang sangat terbatas. Lalu, bagaimana mengarsipkan benda-benda hasil budaya
fisik maupun hasil budaya lainnya?
Saya teringat apa yang dikemukakan oleh Endo Suanda (06
Januari 2010), ahli etnomusikologi, yang membeberkan permasalahan tentang
pengarsipan data hasil seni budaya Bali secara digital. Kegiatan berlangsung
dalam semiloka ulang tahun ke-5 GEOKS (Jalan Raya Singapadu No.87, Singapadu,
Sukawati, Kabupaten Gianyar, Bali). Dimotori oleh Prof. Wayan Dibia, guru besar tari dari ISI
Denpasar, dalam acara semiloka ini dihimpun berbagai pengelola lembaga
penyimpan data seni budaya Bali, seniman, dosen kesenian, dan pemerintah
daerah.
Lokasi GEOKS Singapadu
Bagi Endo, arsip yang digital dianggap sangat perlu, untuk
menghidupkan fungsi arsip tersebut. Banyak arsip ‘mati’ karena tidak bisa
diakses, tidak memiliki keterangan diri, dan penyimpanannya seperti menyimpan
barang yang tak boleh diketahui orang lain. Jenis arsip lama kondisinya seperti
itu. Seorang petugas arsip, hanya merasa punya keharusan menumpuk arsip dalam
ruang khusus dan sekadar mencatat dalam buku agenda arsip. Setelah itu,
selesailah tugas pengelola arsip tersebut. Ketika arsip diperlukan sebagai
pembuktian data tertentu, pekerjaan mengakses data-data tersebut menjadi sangat
ruwet dan penuh tenaga. Bahkan, bisa jadi, arsip yang dimaksud sulit ditemukan.
Banyak arsip (lebih khusus arsip digital) yang telah
terkumpul menjadi arsip mati karena alat aksesnya telah hilang dari peredaran,
tidak diproduksi lagi. Misalnya, film-film dokumentasi di studio televisi dan
piringan-piringan hitam di studio audio. Jenis media penyimpanan data seperti
pita film dan cakram audio serta video, sangat bergantung pada perkembangan
teknologi. Jika data-data yang tersimpan dalam media sejenis terlambat ditransfer
ke dalam media produk teknologi lanjutannya, akan sangat sulit mengakses data
tersebut, karena perangkat pengolah data sejenis sudah tidak tersedia di
pasaran. Banyak film dan cakram audio lama yang hanya mendekam dalam gudang,
tidak bisa lagi memberi kontribusi kepada pencari data maupun pemilik data.
Sejumlah pita rekaman yang (mungkin) masih bisa ditumpuki data lain yang baru,
diberitakan, banyak juga yang digunakan ulang. Artinya, arsip lama didelete kemudian ditumpuki data baru.
Ketika kita menyebut sesuatu itu bagus, bermanfaat,
berhasilguna tinggi, sangat diperlukan oleh masyarakat, atau sebaliknya;
menyebut sesuatu itu jelek, berbahaya, burukfungsi, menghambat pembangunan;
semua pernyataan itu memerlukan data yang bisa menguatkan anggapan tadi.
Pernyataan dan kenyataan ilmiah, selalu meminta dukungan data yang jelas. Dan
hal itulah yang selalu menjadi kelemahan banyak masyarakat kita. Oleh karena
itu, dalam adu argumentasi, pemilik data ‘nyata’ bisa memenangkan akuannya,
sekalipun dia mencuri data milik orang lain, ketimbang pemilik sah yang tidak
memiliki bukti catatan data apa pun!
Data, arsip yang hidup, arsip yang mudah diakses, yang
informatif, dalam pen-database-an
milik bangsa menjadi sangat perlu. Database itu bisa menjadi kekayaan sekaligus
bukti penguat bahwa sebuah bangsa memiliki hak yang sah atas benda-benda yang
didokumentasikan. Artinya, siapapun yang terlebih dahulu mendokumentasikan
tentang sesuatu secara lengkap, bisa dipertanggungjawabkan secara dokumen,
wajar jika mengaku menjadi pemilik sah sesuatu. Di sini, dalam konteks
ketidakjujuran pengakuan, agak sulit ditentang jika diperkarakan di depan
sidang. Seringkali, bukti, entah dibuat dengan akal-akalan atau disiapkan
secara jujur dan benar, menjadi pintu kemenangan ketika terjadi pengaduan
perkara tentang pengakuan hak milik. Praktik dan produk hukum masa kini lebih
memenangkan pemilik data daripada pemilik sah yang kurang peduli atau tidak
memiliki bukti data. Tampaknya, seperti diungkapkan dalam peribahasa Arab:
“Kebaikan yang tidak ditata secara sistemik bisa kalah oleh keburukan yang
dikelola secara sistemik”.
Begitu banyak kekayaan hasil olah pikir, rasa, dan kesadaran
lingkungan milik bangsa yang belum terdokumentasi. Kekayaan tersebut selalu
secara bertahap hilang sejalan dengan hilangnya dukungan masyarakat. Begituun
dengan kosakata yang melengkapinya. Ketika budaya mengolah sawah masih
menggunakan perangkat manual buatan masyarakat, tenggala, wuluku, garu,
cangkul, garpu, ani-ani, serta perangkat kerja bersawah lainnya hadir sebagai benda
fungsional umum di lingkungan persawahan dan perkebunan. Begitupun ketika
budaya mengelola wilayah perairan berupa kolam dan sungai serta pesisir masih
kuat dilakukan oleh masyarakat, banyak benda fungsional yang baru
melengkapinya. Ketika semua kegiatan tesebut mulai kehilangan pendukungnya,
satu demi satu mulailah hilang benda-benda dan sekaligus kosakata yang menandai
keberadaan benda tersebut. Lalu, catatan tentangnya ada di mana? Siapa yang
berkewajiban menginventarisasi data kekayaan bangsa tersebut?
Data kebahasaan Sunda, Jawa, dan Bali, misalnya, harus
ditelusuri hingga ke perpustakaan-perpustakaan di Belanda. Hal ini menunjukkan
bahwa data penelitian tentangnya terdokumentasi dalam catatan bangsa lain.
Merekalah yang pernah secara tertib mengumpulkan data lengkap tentangnya.
Bangsa Indonesia masih memiliki sejumlah kekayaan hasil
budaya yang --sebagian besar-- masih belum terdokumentasikan. Masih ada
kesempatan untuk segera menangani pendokumentasiannya sebelum terlambat lagi!
Dan, tidak mengulang kekeliruan cara penanganannya.